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Trazabilidad documental en expedientes: qué registrar antes de enviar información sensible.
Tener trazabilidad no es hacer una promesa absoluta. Es dejar un rastro operativo claro de qué se entregó, a quién, cuándo y con qué versión del expediente.
Elementos mínimos de una salida documental
Una salida documental debería identificar el paquete exportado, el destinatario, la fecha, la versión del expediente y los documentos incluidos.
Identificador de copia.
Destinatario.
Fecha y hora.
Índice documental.
Manifiesto del paquete.
Uso prudente del hash
Un hash puede ayudar a verificar que un documento corresponde a una versión concreta, pero debe explicarse con lenguaje prudente y dentro de un proceso controlado.
No sustituye custodia profesional.
No garantiza por sí solo validez jurídica.
Ayuda a detectar cambios respecto al paquete registrado.
Cómo encaja PK Defender
PK Defender añade control de salida a las exportaciones: marca visible, identificador, destinatario, versión, hash y manifiesto documental.
Control de salida.
Historial verificable.
Exportaciones por destinatario.